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Derrière les murs

Cette page a pour objectif de vous informer sur ce qui se passe « derrière les murs », depuis que la Bibliothèque est fermée :

  • Que deviennent les collections ?
  • Quels sont les travaux préparatoires effectués ?

Vous trouverez sur cette page, des informations concernant :

 

Les collections

Les travaux sur le bâtiment ne débuteront pas avant la fin 2017. Alors, pourquoi fermer la Bibliothèque dès l’été 2016 ?

  • Les équipes de la Bibliothèque sont entièrement mobilisées par la préparation du déménagement des collections qui interviendra en 2017, avant le début de travaux.
  • Pour mémoire, il s’agit d’un déménagement littéralement extraordinaire : 10,5 km de linéaires et plus de 500 000 documents à déménager, dont une flopée d’objets extrêmement fragiles et/ou précieux.

Les combles     Rez de chaussée - Magasin périodiques nationaux

En quoi consiste cette préparation ?

  • Il s’agit de déménager deux fois toutes les collections dans les meilleures conditions et sans perte : une fois de leurs emplacements respectifs au sein de la Bibliothèque au lieu de stockage, puis de ce dernier vers leurs nouveaux emplacements.
  • Pour les équipes de la Bibliothèque des Dominicains, ce déménagement représente une formidable aventure, mais également une tâche titanesque !
  • Nous allons vous l’expliquer au fur et à mesure du déroulement des opérations.

Tri dans la cave des livres en allemand et français du 18e, 19e et 20e siècle

Le métrage

Ce travail consiste à mesurer très précisément le linéaire total de rayonnages, mais aussi :

  • les hauteurs entre tablettes (variables suivant le format des volumes)
  • leur profondeur (idem)

Les magasins sont composés de travées qui elles-mêmes se réunissent en épis (voir photos). Leur hauteur et leur profondeur varient en fonction du format des livres concernés. Ces variations peuvent être très importantes, notamment pour les collections les plus anciennes : du livre de messe qui tient au creux de la main aux très grands formats.

Les mesures sont nécessaires  pour le cahier des charges du déménagement,  pour l’installation des futurs magasins sur le site provisoire et pour une bonne gestion des magasins dans le futur bâtiment.

Magasin des alsatiques avec vue sur les rayonnages fonds d'études

Le métrage des rayonnages     Le métrage des rayonnages

Le dépoussiérage

Livres

Dès la fermeture des portes au grand public, les équipes ont tout de suite entamé le dépoussiérage des collections afin de ne pas déménager poussières et microbes avec les livres. Comme à la maison, il s’agit de vider chaque étagère et de la nettoyer. Mais en plus, chaque livre est pris en main pour en aspirer la poussière des tranches. Un chiffon en microfibres est passé sur sa couverture, avant et arrière. Puis il est replacé sur l’étagère nettoyée.

  • Pour mémoire, la Bibliothèque abrite environ 10,5 kilomètres de linéaires et plus de 500 000 documents !

Le dépoussiérage des livres     Le dépoussiérage des livres

Pourquoi est-il important de dépoussiérer les objets avant le déménagement ?

La poussière est un polluant, agent de dégradation des collections patrimoniales (salissures, abrasion des surfaces). Couplée à de mauvaises conditions climatiques, elle peut être à l’origine d’attaques chimiques ou bactériologiques. Tout simplement lors de variations climatiques importantes, par exemple, lorsque l’objet est déplacé d’un endroit à un autre, les micro-organismes contenus dans la poussière peuvent développer des moisissures et infestations de toutes natures.

Le dépoussiérage manuel s’effectue à l’aide d’une brosse douce aux poils souples, d’un chiffons doux non pelucheux (microfibres) ou d’un pinceau. Il concerne en priorité les parties visibles exposées aux polluants extérieurs, c’est-à-dire les tranches, les plats et le dos du livre. Le cas échéant, il faut également dépoussiérer la boîte, la pochette ou l’étui de rangement dans le cas d’un document conditionné.

Une fois qu'un épi* entier a été dépoussiéré, il est protégé par une bâche en plastique en attendant le déménagement.

Le bâchage des livres     Le bâchage des livres

* Un épi est un meuble de bibliothèque placé au milieu d'une salle et non le long des murs pour offrir davantage de stockage.

 

     

Le récolement 

C’est un inventaire qui vise à vérifier la présence effective des volumes en rayon. Là aussi, compte-tenu du nombre de documents stockés, de leur diversité et pour certains de leur fragilité, la tâche n’est pas anodine. Etagère par étagère, les cotes des documents présents sont entrées une à une dans un tableau informatisé.

Ces cotes, couplées aux mesures et au nombre de volumes par tablette, constituent le "fichier clé" qui permettra de réorganiser les collections dans le local d'accueil provisoire, puis dans la future nouvelle bibliothèque. Il permettra de préparer les rayonnages de stockage mobile, appelés "compactus" : quantité des volumes, hauteur, profondeur, intervalle entre les étagères, nombre de tablettes... Le "fichier clé" permettra aussi, tout simplement, d'assurer un bon suivi des documents lors des déménagements.

 

Grâce à des ordinateurs portables, les équipes peuvent travailler à l'inventaire, simultanément dans plusieurs endroits de la bibliothèque.

Dans la réserve des manuscrits anciens

Le récolement 

Au niveau de la mezzanine du fonds d'étude

   Le récolement 

Dans les collections d'alsatiques aux reliures rouges

   Le récolement

 

Le tri

Certains segments de collections et livres isolés entrés par voie non onéreuse (des dons par exemple) sont stockés parfois depuis de nombreuses années.  Ils restent en attente de traitement faute de force de travail disponible immédiatement. La perspective du déménagement rend leur tri impératif.

Ce paysage est fréquent dans toutes les bibliothèques patrimoniales.

La cave : livres en allemand et français du 18e, 19e et 20e siècle     Tri dans la cave des livres en allemand et français du 18e, 19e et 20e siècle

La mise en boîtes des brochures

La mise en boîtes des brochures est également une opération préparatoire au déménagement.

Elle nécessite la recherche en rayon de toutes les brochures qui risquent soit de se perdre, soit de se détériorer, lors du futur déménagement. Certaines brochures, déjà très dégradées, sont mises dans de pochettes, afin de leur assurer une conservation préventive, avant leur mise en boîte.

Mais qu’est-ce que c’est au juste qu’une brochure ?

Une brochure est un petit fascicule broché, mais non relié, avec un nombre de pages inférieur à 100 environ.

 

Une brochure en bon état, sera rangée telle que.

 Une brochure en bon état

Une brochure fortement dégradée, dont les pages se détachent, nécessite la mise sous pochette pour les préserver avant mise en boîte. 

Une brochure dégradée

Ici, Christine Flesch-Hild confectionne une pochette destinée à recueillir la brochure abîmée. 

Mise en pochette des brochures abîmées     Une brochure abîmée

Mise en boîte, avec listing des brochures et cotation sur les boîtes.

La mise en boîte des brochures     Des brochures dans leur boîte

La rétroconversion

La rétroconversion, quèsaco ?

Ça vous paraît obscur ? Et si on vous parle de « conversion rétrospective », c’est plus parlant ? Non ? pas de problème : on vous explique !

Si vous avez fréquenté les lieux, vous êtes sans doute familiers de la salle dite « des catalogues » avec ces meubles en bois dont l’aspect paraît typique des salles d’archives (du XXème siècle). Leurs tiroirs contiennent des fiches cartonnées sur lesquelles sont référencées plusieurs collections de livres conservées à la Bibliothèque des Dominicains dont certaines ne sont pas encore signalées dans le catalogue informatisé. C’est le cas notamment :

  • du fichier principal des auteurs du XXème siècle, jusqu’en 1980,
  • du fichier des acquisitions d’avant 1900 et notamment des collections particulières des donateurs Boxler, Chauffour, Fleurent, Lemue, Méquillet, Pfeffel, Sandherr, Schaeffer, Szendeffy, Weisgerber et Wilhelm.

Mine de rien, des tiroirs, il y en a 195, qui contiennent 135 662 fiches classées selon l’ordre alphabétique du nom des auteurs !

Les fichiers de fonds d'études classés par ordre alphabétique des auteurs

L’occasion de finir l’informatisation du catalogue

La transformation à venir de la Bibliothèque des Dominicains constitue l’occasion idéale pour moderniser et sécuriser ce catalogage en finissant de l’informatiser.  
Concrètement, les 135 662 fiches ont été envoyées au début de l'été 2016 à la société Canon qui les a toutes numérisées et procède à la « rétroconversion » de 82 819 d’entre elles. Il s’agit à partir de l’image numérisée de chaque fiche de rechercher le titre dans le catalogue de la Bibliothèque Nationale de France. Si l’ouvrage en question y figure déjà, le prestataire utilisera la notice préexistante. Si l’ouvrage est encore inconnu au catalogue de la BnF, le prestataire créera la nouvelle entrée.

Pourquoi la rétroconversion concerne t-elle 82 819 fiches et pas la totalité des 135 662 ?
La différence s'explique par le fait qu'un même ouvrage peut être signalé par plusieurs fiches auteurs ou parce que les fiches des ouvrages entrés dans les collections après 1980 ont déjà fait l’objet d’une informatisation.

L’objectif de la conversion rétrospective consiste avant tout à faciliter la consultation des fiches en la rendant possible de partout, grâce au catalogue général en ligne du réseau des bibliothèques de Colmar.

La progression de ce chantier

L'été 2016 a donc été bien occupé par les voyages allers et retours des fichiers à La Châtre, la numérisation de toutes les fiches, une phase de test sur un échantillon de 400 notices et la mise au point de consignes de travail pendant l'été. Le chantier s'est poursuivi à l'automne lorsque Canon a envoyé des lots de notices à vérifier aux bibliothécaires en charge de la rétroconversion : 13 envois hebdomadaires de questions à vérifier livres en mains. Trois contrôles qualité ont également été menés sur un total de 1698 notices, ainsi qu'un contrôle d’exhaustivité au fur et à mesure que les tiroirs étaient traités.

Un bibliothécaire affairé

Comme on le voit sur cette photo, un bibliothécaire doit donc savoir jongler entre nouvelles technologies (il affiche en parallèle l’image de la numérisation et celle de la notice proposée par le prestataire), codification UNIMARC (il vérifie les zones et sous-zones de catalogage) et livres papier (il se déplace à la source, dans les magasins pour vérifier).

Bref, une conclusion s’impose : la rétroconversion, c’est un vrai travail de bénédictin !